Success Story
Transformation der internen IT-Landschaft
Herausforderung

Fact sheet

Kundenprofil

  • Industrie: Automobilzulieferer
  • Hauptsitz: Deutschland
  • Mitarbeiter: ca. 50.000 weltweit

Diese geschäftskritische Transformation beinhaltete die Umstellung des zentralen ERP-Systems des Kunden auf die S/4HANA Business Suite. Das neue System soll für geschäftskritische Prozesse wie Buchhaltung, Ressourcenplanung und Supply Chain Management dienen und darüber hinaus bisher getrennte Geschäftseinheiten zusammenführen.

„Feedback-Zyklus soll den Mitarbeitern helfen zu verstehen, wieso bestimmte Prozesse neu strukturiert wurden“

Während des Rollouts war es nicht nur eine große Herausforderung, eine neue und solide IT-Basis zu implementieren, sondern auch einen reibungslosen Übergang für die betroffenen Mitarbeiter zu schaffen. Ziel des Kunden war es, den Rollout-Prozess agil auf Grund von Anwenderfeedback anpassen zu können. Das Einrichten eines Feedback-Zyklus soll auch den Mitarbeitern helfen zu verstehen, wieso bestimmte Prozesse neu strukturiert wurden.

Vorgehen

In Zusammenarbeit mit einem Beratungspartner wurde zunächst den Rollout-Prozess analysiert. Auf Grundlage dieser Analyse wurde ein maßgeschneiderte Change Monitoring-Architektur entworfen. Dazu gehörte die Definition von Feedback-Metriken in Bezug auf Befähigung, Prozesseffizienz, Training sowie Rollen und Verantwortlichkeiten.

Feedback-Metriken der Umfrage "Pulse Check" auf dem PulseShift Dashboard (vom 18.11.2018 in Anlehnung an das Produktivsystem)

Direkt mit dem Go-Live des S/4-Systems wurde durch die PulseShift-Lösung vollautomatisiert das erste Benutzerfeedback erfasst, um festzustellen, welche Mitarbeitergruppen Schwierigkeiten hatten, sich in der neuen Umgebung zurechtzufinden.

„kritische Zielgruppen wurden früh erkannt“

Diese Informationen halfen dem Projektteam, den besten Handlungsplan für die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern aller Abteilungen zu identifizieren, um einen möglichst effizienten Rollout im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Durch die Analyse des Feedbacks in Echtzeit konnten potenziell kritische Zielgruppen früh erkannt werden, die sonst übersehen worden wären. Nach dem Go-Live wurden regelmäßige Nano-Umfragen, sogenannte Pulschecks, durchgeführt, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse kontinuierlich verbessert werden konnten. Die Frequenz wurde von zunächst monatlich später auf zweimonatlich angepasst. Nach der Teilnahme an den Pulsbefragungen präsentierte die PulseShift-Lösung Vorschläge für zielgruppenspezifische Artikel zum neuen IT-System, wie z.B. themen– und regionsspezifische Ansprechpartner.

Endnutzeransicht: l. Einstieg in die Umfrage sowie r. Ergebnisseite nach Abschluss der Umfrage (vom 18.11.2018 in Anlehnung an das Produktivsystem)

Veränderung: transparent, ganzheitlich und digital

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Ergebnisse

Während des gesamten Projekts haben kontinuierlichen Feedback-Messungen den Weg zum erfolgreichen Rollout des neuen Systems geebnet. In bestimmten Controlling-Einheiten konnten frühzeitig ein Informationsmangel erkannt werden, der dem Projektteam die Möglichkeit gab rechtzeitig einzugreifen. Auch in einigen Buchhaltungsabteilungen konnten eine defensive Haltung gegenüber den neuen Prozessen festgestellt werden, die historisch gesehen einer eigenständigen Tochtergesellschaft angehörten. Unser Change-Management Partner konnte, durch die von PulseShift bereitgestellten Informationen schnell reagieren und mit Hilfe dedizierter Mediationsworkshops gegensteuern.

„kontinuierlichen Feedback-Messungen haben den Weg zum erfolgreichen Rollout geebnet“

Trotz der massiven Überarbeitung von Altsystemen und -prozessen konnte das Einführungsprojekt relativ schnell als klarer Erfolg bestehen. Sogar einige Arbeitnehmervertreter, die der kontinuierlichen Befragung zunächst sehr skeptisch gegenüberstanden, wurden zu aktiven Unterstützern der PulseShift-Lösung nachdem ihnen ein dedizierter Zugang zu den Live-Auswertungen des Mitarbeiterfeedback eingerichtet wurde.

Analyse-Ansicht der Feedback-Metrik "Unterstützung" (vom 18.11.2018 in Anlehnung an das Produktivsystem)

Warum dieser Fall für Sie interessant sein könnte
  • Funktionierende IT-System sind mittlerweile eine notwendige Voraussetzung: einen echten Wettbewerbsvorteil daraus erzielen nur Unternehmen, die auch die Adaption durch die Mitarbeiter konsequent managen
  • Der größte Teil der Kosten für die Implementierung von IT-System entfällt heutzutage auf die Zeit nach dem Go-Live. Eine effiziente Adaption des Systems ist daher von entscheidender Bedeutung für einen hohen ROI.
  • Durch hochautomatisierte Feedbackauswertung können potentiell kritische Benutzergruppen schnell und effektiv adressiert werden, um den Projekterfolg sicherzustellen.
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